Cómo hacer más eficaces las reuniones

Las reuniones son una parte interesante de nuestra cultura laboral. Parece que la mayoría de la gente las odia y, aun así, dependemos mucho de ellas.

Lo difícil es que necesitamos celebrar reuniones. Son útiles para tomar decisiones, poner al día a los equipos e informar a todo el mundo. La parte negativa es cuando las sesiones duran demasiado, o simplemente no llevan a ninguna conclusión. Cuando eso ocurre, puede crear frustración e incluso romper estructuras.

Una reunión perfecta es aquella en la que se habla de lo que se necesita, se escuchan las opiniones que se desean y se llega a una conclusión. Todo lo demás son extralimitaciones y distracciones.

Para dominarlo, aconsejamos utilizar el siguiente cuadro. Clasifica los temas en cuatro niveles: esencial, secundario, detalles y fuera de tema.

Esencial
Estas son todas las partes del tema que necesitas discutir de inmediato. Aquí pones todo lo que es esencial para la idea/tema sobre el que tienes la reunión. Es la base, el núcleo.

Secundario
Esta categoría incluye todas las partes del tema/idea que no son esenciales, pero que deben abordarse justo después de los componentes primarios. Asegúrate de que no te lanzas a ellos antes de haber llegado a conclusiones sobre las partes cruciales. Dependiendo del tema, es posible que quieras celebrar una nueva reunión para tratar los elementos secundarios.

Detalles
Tenga cuidado con esta categoría. Es la que puede hacernos perder más tiempo. Muchos grupos empiezan a discutir los detalles antes que lo esencial o incluso los temas secundarios. Es mejor dejar que los grupos pequeños decidan sobre los detalles y utilizar el equipo grande sólo para comprobar las dos primeras categorías.

Off-topic
Por último, todos los temas que no tienen nada que ver con la reunión. No pasa nada, no te sientas mal, le pasa a todo el mundo. Todos tenemos reuniones en las que el foco se desvía durante algún tiempo.

La próxima vez que sientas que estás perdiendo el tiempo en una reunión, consulta este gráfico y comprueba cuál es el nivel que estás discutiendo en ese momento. Recuerda: mantén las conversaciones en lo esencial, nunca en detalles/fuera de tema.